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1970年代當時的外交部釣魚台主權、琉球主權爭議檔案,被人發現流落大陸,其中還有機密檔案,文件仍存在放外交部公文夾內,顯示這些檔案可能過去由某位官員保存,沒有交回外交部或檔案管理單位收藏,這類情況在立法院1999年11月通過檔案法前並不少見。規範政府檔案收藏管理的檔案法,是1999年通過立法。根據檔案法,檔案非經依法核准,不得運往國外,未經核准將檔案運往國外者,可處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新台幣5萬元以下罰金。檔案保存年限,區分為永久保存或定期保存,公務員職務移交或離職時,應將其職務掌管檔案連同辦理移交,應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。當時開風氣之先的是國防部長唐飛,編列許多經費進行軍事機密檔案的整理保存,讓過去幾十年來的台海軍事機密能逐漸對外公開。外交部也配合檔案法施行,開放閱覽檔案目錄,有些檔案則移交中研院。許多政府遷台後攸關國家安全的軍事、外交、政治檔案,近年來由國史館整理後,對外公開發行。最近流落上海的外交部釣魚台與琉球等的檔案,是在檔案法通過之前,過去管理鬆散,官員將檔案收藏在家沒有繳回的情況,並不少見。比較好的情況是某些官員將任內涉及業務,將公文影印留存副本,防範日後法律爭議使用;但即使是影印,也不符合公務員保管公文的規定。曾有某立委將服役軍中經手業務公文檔案私自影印,後來這項業務被人質疑舞弊,他公開舉出文件副本,為自己清白辯駁。前總統陳水扁卸任後涉及多項弊案遭搜索時,也發現陳水扁將政府檔案私自帶回家。民間回收舊書業者,早年會定期低價整批蒐購許多退休官員家屬拋售的家中文物,偶爾會出現有文史價值的資料與文件,何應欽擔任聯合國軍事代表團中國代表團團長時每日撰寫的日記,國防部、國史館都沒有保存,卻被民間文史研究者從舊書攤上蒐購,流落大陸的外交部檔案,可能就是這樣流出去的。
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